Étude de cas : University of Toronto - Transformer la planification d’horaires avec Infosilem

Contexte

L’University of Toronto (U of T), un établissement de recherche de renommée mondiale, faisait face à d’importants défis dans la gestion des horaires de cours et de salles sur son campus du centre-ville. Afin de maintenir son niveau d’enseignement élevé et d’assurer une expérience fluide pour les étudiants et le personnel, U of T avait besoin d’une solution de planification d’horaires solide. Celle-ci devait gérer des facteurs complexes tels que l’utilisation des salles, les préférences des enseignants et la demande croissante pour l’apprentissage hybride. En 2004, U of T s’est tournée vers Infosilem pour améliorer l’efficacité, la visibilité et la responsabilité de sa planification d’horaires.

Défis

Demande dynamique de cours et utilisation de l’espace

Avec un grand nombre d’étudiants issus de divers horizons, U of T devait proposer des horaires de cours flexibles pour optimiser l’utilisation des espaces tout en restant accessibles. Cependant, la forte demande pour des créneaux horaires en période de pointe et les changements fréquents dans les exigences des cours entraînaient des goulets d’étranglement dans la planification d’horaires, des ressources sous-utilisées et une réduction des options pour les étudiants.

Besoins accrus de collaboration interdépartementale

L’introduction des cours en ligne et hybrides a rendu la coordination entre les différents départements et parties prenantes plus complexe. Le manque de visibilité sur les besoins de chaque département ajoutait des défis et a entraîné souvent des efforts de planification d’horaires dupliqués et une allocation inefficace des salles.

Volume élevé d’ajustements des horaires

Les modifications fréquentes des horaires après leur publication, principalement dues à des inadéquations entre les préférences des enseignants et des salles, généraient un surplus de travail administratif. Ces ajustements retardaient les horaires finaux et avaient un impact négatif sur les inscriptions des étudiants et la planification des horaires de cours.

Mise en œuvre de la solution

U of T a adopté la solution de planification d’horaires Infosilem Academic, une plateforme complète et collaborative conçue pour les grands établissements d’enseignement. Cette plateforme a permis à l’université de relever directement ses principaux défis :

Configurations de planification optimisées

Infosilem a travaillé avec U of T pour concevoir et mettre en œuvre des configurations de planification d’horaires personnalisées adaptées aux priorités de l’université. Cette approche a permis de créer des horaires équilibrés, grâce à une maximisation de l’utilisation des salles et à une réduction des conflits de cours, ce qui répondait mieux aux besoins variés des étudiants et du personnel.

Environnement collaboratif de planification d’horaires

Le cadre collaboratif d’Infosilem a amélioré la communication entre les départements et le bureau central de planification d’horaires, réduisant les conflits et rendant la planification plus efficace. L’accès basé sur les autorisations a permis à chaque département de soumettre ses besoins tout en maintenant une vision unifiée de la planification d’horaires.

Optimisation de l’utilisation des salles et des places

L’algorithme automatisé d’attribution des salles a associé les exigences variées des cours de l’université aux espaces les mieux adaptés, améliorant l’utilisation des salles sur le campus. Cette fonctionnalité a réduit les efforts manuels et a permis des modifications rapides et des rapports efficaces sur l’utilisation des espaces.

Soutien aux modes d’apprentissage hybrides

La plateforme d’Infosilem a facilité la planification des cours en ligne, en présentiel et hybrides, un atout essentiel alors que l’université adoptait de nouveaux modèles d’apprentissage. La capacité du système à prendre en compte le temps de déplacement entre lieux physiques et virtuels s’est avérée précieuse pour la logistique des cours hybrides.

Résultats

Efficacité accrue et réduction des modifications

Avec Infosilem, U of T a constaté des améliorations significatives en matière de précision et d’efficacité de la planification des horaires. Les outils de rétroaction en temps réel et de vérification des conflits ont permis une réduction de 30 % des modifications d’horaires après publication, ce qui a renforcé la confiance dans les horaires pour les étudiants, les enseignants et l’administration.

Amélioration de l’utilisation des espaces

L’approche analytique d’Infosilem a permis à l’université de maximiser l’utilisation des salles, en alignant cette optimisation avec les priorités organisationnelles. Le fait d’automatiser l’attribution des salles et de valider l’utilisation des espaces a permis à celle-ci de noter une augmentation mesurable de l’utilisation globale des salles, soutenant ainsi son engagement envers une gestion efficace des ressources du campus.

Collaboration et responsabilité renforcées entre les départements

En permettant un accès partagé à la planification d’horaires entre départements, Infosilem a favorisé la transparence et la responsabilité au sein des processus de planification d’horaires de l’université. Les départements bénéficient désormais d’un environnement de planification d’horaires unifié qui réduit les redondances et optimise le flux des demandes de modifications et des ajustements d’horaires.

Service client réactif et amélioration continue

Michelle Warrington, Chef de projet pour la gestion des espaces d’apprentissage à l’University of Toronto, a salué le service client proactif d’Infosilem, affirmant : « Le service client est toujours excellent, les réponses sont rapides et l’équipe est très désireuse d’aider. » Le partenariat continu entre U of T et Infosilem garantit que l’établissement reste agile et capable de répondre efficacement à l’évolution des besoins de planification d’horaires.

Conclusion

Infosilem a été un partenaire clé pour aider l’University of Toronto à surmonter les complexités de la planification d’horaires grâce à une plateforme collaborative, efficace et évolutive. Le parcours de l’université avec Infosilem met en évidence l’importance de la prise de décision basée sur les données, de la coordination sans faille entre départements et de l’utilisation efficace des espaces dans la planification d’horaires de cours moderne. Aujourd’hui, U of T continue de tirer parti des capacités d’Infosilem, positionnant l’établissement de façon à répondre à ses besoins pédagogiques variés à long terme.

À propos d’Infosilem

La suite de solutions de planification d’horaires de cours d’Infosilem est conçue pour répondre aux besoins dynamiques des établissements d’enseignement supérieur. Elle propose des outils de planification d’horaires personnalisables et riches en données, ce qui favorise une utilisation efficace des ressources, une collaboration entre les parties prenantes et une réussite étudiante accrue.