Questions les plus fréquemment posées sur la planification d’horaires

Nous offrons une plateforme unifiée de planification d’horaires de cours qui permet à plusieurs utilisateurs d’accéder aux données, de les saisir ou de les modifier (selon des rôles et des autorisations détaillés), ce qui élimine le besoin d’échanger par courriels ou de travailler dans des feuilles de calcul. De nombreux établissements créent leur horaire en réutilisant les données d’un trimestre ou d’une année précédente et en y apportant des modifications pour répondre aux exigences du trimestre à venir. Cette méthode peut s’avérer problématique, car elle peut intégrer des exigences qui ne sont plus d’actualité. Infosilem Academic vous permet de commencer facilement avec des données vierges pour un nouveau trimestre (si vous le souhaitez) et de créer un horaire adapté aux besoins actuels, tout en optimisant les horaires des étudiants et l’utilisation des locaux. La validation des données et les outils de rapports puissants permettent de repérer rapidement tout problème potentiel. L’algorithme de création d’horaires attribue rapidement les heures et les salles, en tenant compte des cheminements étudiants, des disponibilités des professeurs et de l’utilisation des locaux. En tout temps, la transparence et la convivialité d’Infosilem Academic permettent de raccourcir les délais de production des horaires et de faciliter les modifications à l’horaire au fil du temps.

Infosilem Academic prend en charge tous les modèles de planification d’horaires, allant d’un contrôle entièrement centralisé à une gestion entièrement décentralisée, ainsi que toutes les approches entre les deux.

Il s’agit de l’élaboration de l’horaire maître des cours d’un établissement, dans le but d’offrir aux étudiants des horaires de qualité qui soutiennent leur progression, tout en respectant les contraintes des enseignants et en optimisant l’utilisation des espaces.

La principale différence est que les cours sont offerts pendant le trimestre, à l’échelle des cours-groupes, alors que la planification des examens se fait généralement sur une période distincte, plus courte, après la fin des cours.

Souvent, des examens communs sont planifiés pour certains cours, ce qui exige la participation des étudiants de tous les cours-groupes, sans conflit d’horaire.

Il n’y a pas de réponse unique à cette question. L’horaire doit être préparé suffisamment tôt pour permettre aux étudiants de s’inscrire à leurs cours et aux enseignants de planifier leur trimestre.

Il y a tout un art à déterminer le bon moment : l’horaire doit être relativement stable (avec peu de changements), mais dans les faits, des modifications au niveau des enseignants assignés, des programmes d’études ou des variations dans les inscriptions font en sorte que l’horaire n’est presque jamais « définitif ».

Un établissement peut choisir de publier l’horaire le plus tôt possible, mais cela peut entraîner un manque de stabilité et des ajustements de dernière minute causés par des prévisions inexactes ou des informations incomplètes.

Le mieux, c’est de les éviter dès le départ ! Cela dit, si vous avez des conflits d’horaire à régler, vous devez avoir accès aux bons outils et à une bonne visibilité sur les données pour pouvoir prendre des décisions éclairées et ainsi minimiser les répercussions sur les étudiants et les enseignants.

Même si plusieurs intervenants peuvent être impliqués dans l’élaboration de l’horaire de cours (écoles, départements, bureau du registraire), l’objectif ultime est de créer un horaire qui répond aux besoins de l’établissement, facilite la progression des étudiants, respecte les préférences des enseignants et optimise l’utilisation des espaces.

Les améliorations à la planification et à la production de l’horaire de cours proposées par Infosilem réduiront dans la plupart des cas le nombre de modifications nécessaires. Des outils visuels intégrés mettent en évidence l’impact des changements d’horaire et/ou de salle, ce qui permet à vos utilisateurs de faire des choix plus cohérents et optimaux. Les modifications sont suivies et le flux de communication intégré à l’application permet de tenir tout le monde informé.

En plus des rapports habituels sur le nombre total de places offertes dans un cours et la demande pour ces places provenant des programmes d’études, Infosilem propose une analyse de la demande de cours qui prend en compte l’heure à laquelle les cours-groupes ont été assignés. Les résultats de ce processus indiquent clairement si les horaires permettent un accès suffisant des étudiants à ces places. La disponibilité des enseignants et leurs exigences déterminent souvent les horaires, mais grâce aux informations fournies dans nos rapports, l’établissement peut choisir la meilleure approche pour résoudre les problèmes, que ce soit en augmentant la taille des cours-groupes ou en ajoutant des nouveaux. 

Infosilem Academic, notre outil de planification d’horaires comprend une série d’outils qui aident les utilisateurs à saisir les prévisions d’inscription étudiante, à planifier les parcours étudiants standards et hors cycle, à tenir compte de la taille des cours-groupes et à compiler tous ces éléments dans notre outil d’analyse de la demande de cours. Notre rapport signale les problèmes d’offre de cours ou de cours-groupes bien à l’avance, ce qui permet aux planificateurs de les résoudre grâce à un rapport. 

Une plateforme pour produire un horaire maître. 

Une plateforme robuste qui offre une collecte de données répartie et qui saisit toutes les informations nécessaires à la création de l’horaire et au bon déroulement des inscriptions. Grâce à des algorithmes exclusifs, le logiciel attribue des heures et/ou des locaux aux cours en fonction des exigences et des préférences des étudiants, des professeurs et de l’établissement. 

L’intégration est possible grâce à nos services Web (API) ainsi que par fichiers .csv. Des connecteurs pour la plateforme Ellucian Ethos® sont disponibles afin de permettre des échanges bidirectionnels et des mises à jour quasi en temps réel.

Ce qui nous distingue de la concurrence, ce sont nos outils de planification d’horaires entièrement automatisés. Trouver et assigner non seulement le meilleur local, mais aussi le meilleur moment pour un cours favorise la réussite des parcours menant à un diplôme, tout en répondant aux besoins des enseignants et en optimisant l’utilisation des locaux pendant la session. 

Les utilisateurs ont un contrôle complet sur le processus de planification et peuvent choisir la méthode qui convient le mieux à leurs besoins qu’elle soit manuelle, automatisée ou une combinaison des deux. Des outils sont également offerts pour faciliter l’assignation manuelle des cours, ce qui assure une transparence et présente clairement les répercussions de chaque décision prise.

Un fichier de locaux et un fichier de cours comprenant les prévisions d’inscription et la durée des cours constituent la base du système. Bien entendu, plus on peut fournir de données concernant les enseignants, les parcours étudiants ainsi que les politiques ou lignes directrices liées à la planification des cours, meilleurs seront les résultats.

L’algorithme priorise à la fois l’utilisation optimale des locaux pendant la session et l’occupation des places pour l’ensemble des cours. Les limites de capacité ne sont jamais dépassées.

Les modes d’enseignement en présentiel, en ligne synchrone et en ligne asynchrone sont possibles, de même que toute combinaison de ces formats.

Les préférences et disponibilités des enseignants orientent la planification des cours qu’ils donnent, en respectant leurs souhaits et leurs exigences.

Il existe une bibliothèque de rapports intégrés pour la validation des données, l’intelligence d’affaires, les taux d’utilisation et la qualité des horaires, entre autres. De plus, toutes les données sont accessibles avec des API, ce qui simplifie l’intégration avec des outils de rapports externes.

Les salles peuvent être assignées manuellement ou automatiquement, en fonction de la capacité, de la disponibilité et de la pertinence pour les cours comme pour les examens.

L’algorithme d’assignation des salles priorise l’utilisation des salles et l’occupation des sièges. Lorsqu’on utilise une planification d’horaires entièrement automatisée (assignation des heures et des salles en même temps), les salles peuvent être utilisées de manière optimale tout en respectant les exigences des étudiants et des enseignants.

Permettre au logiciel d’assigner à la fois l’heure et la salle offre plus de flexibilité, en évitant l’effet d’« heures de pointe » grâce à une utilisation optimale de la journée d’enseignement. L’algorithme ne crée jamais de conflits de salle et si un utilisateur réserve manuellement une salle déjà assignée, des validations en temps réel ainsi que des rapports permettent de l’en aviser. 

Les demandes de salle sont saisies directement dans la fiche de cours et peuvent être aussi générales ou spécifiques que nécessaire. Le niveau de permission accordé pour la préassignation des salles est généralement défini dans les politiques propres à chaque établissement.

Notre logiciel facilite l’amélioration des taux d’occupation des places et des espaces en optimisant à la fois l’assignation des heures et des salles. De plus, des outils intégrés à l’application permettent aux utilisateurs d’assigner les heures et les salles en tenant compte de l’occupation, ainsi que d’autres facteurs (politiques, liens entre les cours, indisponibilités, propriété des salles, etc.).

Notre logiciel et nos processus intègrent des décennies d’expertise en planification d’horaires. Notre interface utilisateur et nos algorithmes exclusifs ont évolué au fil des années selon les besoins de nos clients et reflètent une compréhension approfondie de la planification d’horaires dans les établissements postsecondaires. Nous connaissons bien les défis liés aux exigences complexes et aux délais serrés. Nous vous offrons les outils nécessaires pour y faire face.

La disponibilité et les préférences des enseignants sont saisies dans le logiciel et orientent la planification des horaires de cours. Que ces exigences proviennent d’obligations contractuelles ou visent à améliorer la qualité de vie en général, on peut enregistrer à la fois les préférences et les limites liées à divers facteurs, qui seront pris en considération par l’algorithme ou les utilisateurs lors de la création des horaires.

Si les politiques le permettent, les professeurs peuvent effectivement faire des demandes pour des plages horaires ou des locaux spécifiques et ces préférences peuvent être prises en compte dans l’application.

Les paramètres de création d’horaires peuvent être configurés pour empêcher que des cours soient planifiés l’un après l’autre pour un même enseignant. De plus, si les cours consécutifs sont permis, des réglages permettent d’essayer de garder l’enseignant dans la même salle pour les deux cours, si possible.

Les étudiants doivent pouvoir suivre les cours nécessaires pour obtenir leur diplôme à temps. Les cours doivent être planifiés de façon à ce que les étudiants aient non seulement accès aux cours dont ils ont besoin, mais aussi que ces cours soient assignés de manière à être gérables et à minimiser tout impact négatif sur leur vie. Un horaire équilibré et sans conflits est la meilleure façon d’aider les étudiants à réussir.

S’assurer que les préinscriptions des étudiants ou les informations sur leur cheminement de programme sont prises en compte lors de la création de l’horaire. Infosilem Academic fournit des données sur l’offre de places dans chaque cours ainsi que sur la demande prévue, ce qui permet aux départements de s’assurer qu’il y a suffisamment de cours-groupes et de places pour répondre à cette demande.

En général, il y a une période d’abandon/ajout après le début de la session pendant laquelle les étudiants peuvent modifier leur choix de cours.  

 Il faut s’assurer que les cours obligatoires sont planifiés de manière à ce que les étudiants y aient accès tout en leur permettant de maintenir un équilibre entre leurs études et leur vie personnelle. De plus, il est recommandé d’offrir le plus grand nombre possible de choix de cours optionnels.

Absolument. La planification d’horaires basée sur les étudiants ou sur la demande utilise ces projections — ou les données réelles de préinscription — pour générer les horaires de cours. Les établissements peuvent utiliser les données pour simuler une croissance dans certains secteurs et en mesurer l’impact sur les horaires et les espaces, le tout dans un environnement de simulation.

Un examen commun pour toutes les cours-groupes d’un même cours est souvent la façon la plus équitable d’évaluer les connaissances des étudiants sur la matière. Trouver des moments qui conviennent à tous les étudiants peut poser des défis, c’est pourquoi les établissements qui offrent des examens finaux les planifient habituellement en dehors des dates de cours, dans une période d’examens bien définie. La planification des examens durant cette période peut être complexe, selon les installations disponibles et la diversité des choix de cours faits par les étudiants. Un horaire d’examens équitable est un horaire qui laisse assez de temps d’étude aux étudiants et qui évite une surcharge d’examens sur une même journée ou plusieurs jours consécutifs. Plusieurs établissements disposent de lignes directrices sur la planification des examens, précisant ce qu’est un horaire acceptable.

L’algorithme de planification d’horaires ne créera jamais d’examens qui se chevauchent. Le fait de permettre ou non des examens consécutifs est un paramètre configurable. Si de tels conflits sont créés manuellement, le système affiche des validations en temps réel pour en avertir l’utilisateur. De plus, des rapports de validation peuvent être générés en tout temps.

Le logiciel Exam assigne les heures et les salles simultanément. Les examens de grande envergure nécessitent souvent plusieurs salles si des installations de grande capacité, comme le gymnase, ne sont pas disponibles. Le fichier des salles peut être structuré de manière à ce que, lorsqu’on assigne plusieurs salles, celles-ci soient situées le plus près possible les unes des autres. Les grandes installations peuvent aussi être divisées en sous-salles pour permettre une disposition des sièges en alternance afin de réduire la tricherie. Il est également possible d’ajuster le ratio d’inscription pour permettre un espacement adéquat même dans des salles de classe plus petites.

Il existe plusieurs options pour gérer les conflits d’examens. Certaines écoles mettent en place des « salles de conflits » où les étudiants ayant des examens qui se chevauchent sont escortés vers leur deuxième examen une fois le premier terminé. D’autres établissements réservent des journées spécifiques pour les examens de conflit, dédiées aux étudiants concernés. Idéalement, il ne devrait pas y avoir de conflits du tout et le logiciel Infosilem veille à les éviter autant que possible.

 L’assignation des cours devrait suivre les données sur le cheminement des étudiants dans leur programme. Au minimum, les cours obligatoires doivent être regroupés de manière compacte dans une même journée et dans une même semaine. Pour le personnel enseignant, il existe généralement des stipulations contractuelles concernant la manière et le moment où leurs cours doivent être assignés.

 La planification d’horaires peut être centralisée, avec un bureau central qui contrôle l’utilisation des espaces d’enseignement et la gestion des plages horaires, en se basant sur les besoins des départements et les parcours étudiants. Elle peut aussi être décentralisée partiellement, où les départements ont un certain contrôle sur le choix des horaires, mais l’assignation des salles reste majoritairement gérée par un bureau central. Un troisième modèle est complètement décentralisé, où les départements gèrent eux-mêmes les horaires et l’assignation des salles pour leurs cours. Chacun de ces modèles présente des avantages et des inconvénients ; toutefois, nous croyons qu’une gestion centralisée favorise l’élaboration des horaires les plus efficaces pour l’ensemble de l’établissement.

L’horaire de cours a un impact direct sur le temps nécessaire à l’obtention du diplôme pour les étudiants, ainsi que sur l’utilisation efficace des ressources de l’établissement. Ces deux aspects influencent considérablement la santé financière de l’établissement. L’automatisation du processus de planification d’horaires permet de réduire le temps requis pour bâtir un horaire et de produire des horaires de meilleure qualité.

Les indicateurs clés de performance à mesurer incluent la qualité globale de l’horaire, notamment en ce qui concerne l’accès des étudiants aux cours et l’utilisation des ressources institutionnelles. Il est également important de suivre les modifications apportées aux données de planification d’horaires pendant et après la création de l’horaire. Les changements effectués après la publication de l’horaire sont perturbateurs pour l’organisation et peuvent entraîner de la frustration chez les étudiants, le personnel enseignant et l’administration.

Un logiciel de planification d’horaires permet d’exécuter des scénarios hypothétiques afin de planifier en fonction des changements prévus ou anticipés dans les inscriptions et de déterminer s’il est possible de produire un horaire viable avec les ressources existantes ou si des ressources supplémentaires (espaces, enseignants, etc.) seront nécessaires.