Étude de cas : Southern Alberta Institute of Technology (SAIT) - Transformer l'efficacité de la planification avec Infosilem

Contexte

Le Southern Alberta Institute of Technology (SAIT) est une école polytechnique de premier plan reconnue pour son apprentissage pratique. Face à une forte demande pour des horaires de cours flexibles et des exigences complexes à travers les départements, les méthodes traditionnelles de planification d’horaires se révélaient trop coûteuses en temps et difficiles à adapter. Pour rationaliser ses opérations et améliorer l’efficacité de la planification d’horaires, SAIT s’est tourné vers les solutions de planification d’horaires d’Infosilem, alignant ainsi ses processus avec l’engagement de l’établissement à offrir un enseignement de qualité et accessible.

Défis

Processus de planification d’horaires manuelle
SAIT s’appuyait initialement sur des méthodes manuelles telles que la planification d’horaires sur papier et les feuilles de calcul Excel. Cela limitait la visibilité sur l’allocation des ressources et compliquait la gestion et le suivi des changements en temps réel. Les erreurs fréquentes dans les horaires et les incohérences dans l’attribution des salles augmentaient la charge administrative, ce qui avait un impact sur la planification d’horaires et la prestation des cours.

Exigences complexes pour l’utilisation des ressources
Avec plusieurs départements se disputant les créneaux horaires de pointe et des ressources en salles limitées, garantir une utilisation équitable et efficace de l’espace représentait un défi majeur. Trouver un équilibre entre les besoins spécifiques des départements et les priorités organisationnelles menait souvent à des conflits, ce qui avait un effet direct sur la satisfaction des enseignants et des étudiants.

Besoin d’améliorer la prise de décisions basées sur les données
À mesure que SAIT grandissait, la gestion de l’augmentation des inscriptions et de l’utilisation des salles devenait plus complexe, nécessitant une approche basée sur les données. Les processus manuels limitaient la capacité à analyser rapidement les tendances et à anticiper les besoins, ce qui nuisait à la capacité de proposer des options d’apprentissage flexibles pour répondre à la demande des étudiants.

Mise en œuvre de la solution

Pour relever ces défis, SAIT a adopté les solutions de planification d’horaires d’Infosilem qui offraient un système centralisé et automatisé pour simplifier la planification des cours et des salles. Les principales fonctionnalités incluaient :

Planification automatisée et gestion des conflits
La plateforme d’Infosilem a remplacé les processus manuels par des processus automatisés, permettant à SAIT de gérer efficacement l’allocation des cours et des salles avec un minimum d’erreurs. Les capacités de détection des conflits du système fournissaient des retours instantanés, ce qui a aidé les administrateurs à effectuer des modifications rapides et à réduire considérablement les erreurs.

Utilisation dynamique des salles et des ressources
Grâce aux algorithmes d’attribution de salles d’Infosilem, SAIT a pu optimiser l’attribution des salles en fonction des exigences spécifiques des cours, des préférences des enseignants et des priorités des départements. Cette fonctionnalité a permis de maximiser l’utilisation des salles, garantissant une répartition équitable et efficace des ressources à travers tous les départements.

Rapports et analyses en temps réel
Les outils de production de rapports performants d’Infosilem ont permis à SAIT d’accéder à des données en temps réel sur les tendances de planification d’horaires, la demande de cours et l’utilisation des salles. Ces informations ont permis aux administrateurs de prendre des décisions éclairées basées sur les besoins actuels et prévus, soutenant ainsi les efforts pour harmoniser l’offre de cours avec la demande des étudiants et les objectifs organisationnels.

Permissions personnalisables et accès basé sur les rôles
En mettant en œuvre des permissions basées sur les rôles, Infosilem a permis à SAIT de créer un environnement de planification d’horaires collaboratif qui répond aux besoins spécifiques de chaque département. Les utilisateurs des départements ont obtenu des niveaux d’accès appropriés, leur permettant de gérer indépendamment leurs exigences de planification d’horaires au sein du système partagé tout en respectant les politiques générales de SAIT.

Résultats

Processus de planification d’horaires rationalisés et réduction de la charge administrative
Grâce à la planification d’horaires automatisée d’Infosilem, SAIT a abandonné les méthodes manuelles, ce qui a entraîné une réduction de 40 % du temps administratif consacré aux tâches de planification d’horaires. Cela a permis à l’équipe de planification d’horaires de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l’amélioration de l’offre de cours et la réponse aux besoins des étudiants.

Amélioration de l’efficacité des ressources et de l’utilisation des salles
Les capacités d’attribution des salles basées sur les données d’Infosilem ont permis à SAIT d’atteindre une utilisation optimale des salles, réduisant les cas d’espaces sous-utilisés et soutenant l’objectif d’efficacité des ressources. Grâce à une association précise des cours aux espaces appropriés, SAIT a pu gérer efficacement l’augmentation de la demande pour des environnements d’apprentissage flexibles.

Prise de décisions basée sur les données pour la planification d’horaires future
Grâce aux analyses en temps réel, SAIT a acquis des informations précieuses sur les tendances d’inscription, la demande en cours et les besoins en espace. Les administrateurs peuvent désormais prévoir les besoins de planification d’horaires à partir des données historiques, assurant ainsi que SAIT reste agile et réactif aux demandes des étudiants et des départements.

Amélioration de la collaboration et de la satisfaction des parties prenantes
La plateforme collaborative d’Infosilem a renforcé la connexion entre les départements de SAIT, favorisant une meilleure visibilité des besoins de planification d’horaires parmi tout l’établissement. Cette amélioration de la communication et du partage des ressources a permis d’aligner les exigences spécifiques des départements avec les objectifs organisationnels et ainsi d’augmenter la satisfaction des enseignants et des étudiants.

Retour du client

Lee-Ann Bainbridge, Registraire associée de SAIT, a salué la transition en douceur vers Infosilem, soulignant que leur équipe de soutien client avait fourni des conseils et des réponses rapides tout au long du processus. En revenant sur cette expérience positive, elle a partagé : « Infosilem nous offre un équilibre entre rapports intégrés et options personnalisables, facilitant l’obtention des bonnes données par les bonnes personnes au bon moment. Vous ne vous sentez pas comme un simple établissement parmi d’autres : vous devenez vraiment membre de la communauté Infosilem. »

Conclusion

La solution complète de planification d’horaires d’Infosilem a permis à SAIT de transformer ses processus de planification d’horaires, passant d’une approche manuelle et chronophage à un système rationalisé et basé sur les données. En répondant aux besoins de SAIT en matière d’automatisation, d’efficacité des ressources et de collaboration entre départements, Infosilem a aidé l’établissement à proposer des horaires flexibles et accessibles pour les étudiants et les enseignants, ce qui a contribué à la mission de SAIT d’offrir un enseignement pratique et de haute qualité.

À propos d’Infosilem

Infosilem propose des solutions innovantes de planification d’horaires adaptées aux besoins évolutifs des établissements d’enseignement supérieur. En mettant l’accent sur l’amélioration de l’efficacité de la planification, de l’utilisation des ressources et de la collaboration entre les parties prenantes, la suite d’outils d’Infosilem soutient les établissements dans la création de d’horaires optimisés et centrés sur les étudiants.