Étude de cas : Saskatchewan Polytechnic : Penser autrement la planification d’horaires avec Infosilem

Pendant des années, la planification d’horaires à Saskatchewan Polytechnic était un véritable casse-tête. Comme de nombreuses écoles, l’établissement s’appuyait sur des feuilles Excel et des notes autocollantes – un système qui fonctionnait autrefois, mais qui ne répondait plus aux exigences modernes. Passer à Infosilem n’était pas seulement un pas en avant, c’était une refonte totale de leur gestion de la planification d’horaires de cours.

Voici l’histoire de la manière dont Saskatchewan Polytechnic a surmonté la résistance au changement, adopté l’innovation et établi une nouvelle norme en matière de planification d’horaires efficace et équitable.

Le poids de la tradition

Pour un établissement dynamique comme Saskatchewan Polytechnic, l’ancien système de planification d’horaires était un frein majeur. Chaque département travaillait en vase clos et créait des horaires avec des outils manuels offrant peu de flexibilité, de transparence ou de possibilités d’évolutivité.

Blair Pisio, Responsable de la modernisation des services d’inscription et de la planification d’horaires de cours, se souvient bien des défis à relever :

• Processus fragmentés : Les horaires étaient élaborés petit à petit, avec une collaboration limitée et aucun système centralisé.
• Résistance au changement : Le mantra « Cela fait 20 ans qu’on fait comme ça » résonnait dans les couloirs, rendant la transition vers une nouveauté intimidante.
• Ajustements chronophages : Sans méthode efficace pour gérer les modifications, même les mises à jour mineures devenaient des perturbations majeures.

Le besoin de changement était évident, mais le chemin vers une amélioration nécessitait non seulement une nouvelle technologie, mais aussi de la confiance.

Une vision de modernisation

Face aux limites de leur approche traditionnelle, Saskatchewan Polytechnic a décidé de moderniser ses pratiques de planification d’horaires. Ils ont choisi les logiciels Infosilem Academic et Infosilem Campus, une plateforme conçue pour optimiser la planification des horaires tout en facilitant la gestion du changement, un besoin crucial pour un établissement enraciné dans la tradition.

Infosilem a apporté :

• Un contrôle centralisé : Une plateforme unique pour la planification d’horaires, ce qui élimine le travail en vase clos et crée une approche unifiée de la gestion des horaires.
• Flexibilité d’adaptation : Infosilem permet aux départements de répondre à leurs besoins spécifiques et d’ajuster les horaires en temps réel, ce qui était auparavant inimaginable.
• Soutien centré sur l’humain : L’équipe Infosilem a travaillé étroitement avec Saskatchewan Polytechnic, non seulement comme fournisseur de logiciels, mais comme partenaires du changement.

Les défis du changement

Mettre en œuvre un nouveau système n’est jamais facile et Saskatchewan Polytechnic n’a pas fait exception. Le principal défi n’était pas la technologie, mais la culture.

« La gestion du changement a été énorme », a noté M. Pisio. « Nous faisions face à des décennies de pratiques bien ancrées et il n’a pas été facile de convaincre les gens d’aller de l’avant. »

Infosilem a relevé ce défi en montrant des avantages concrets dès le début :

• Temps gagné : Lorsque les enseignants et administrateurs ont constaté à quel point la planification d’horaires était plus rapide, le scepticisme s’est transformé en enthousiasme.
• Facilité d’utilisation : Avec son interface intuitive et ses ressources de formation robustes, Infosilem a permis même aux utilisateurs les plus hésitants de s’adapter rapidement.
• Valeur prouvée : La capacité d’Infosilem à s’intégrer parfaitement aux systèmes existants a rassuré tout le monde sur le fait que la modernisation ne signifiait pas sacrifier la stabilité.

Une révolution dans la planification d’horaires

Les résultats de la transition ont été transformateurs :

• Opérations rationalisées : Passer d’une planification d’horaires manuelle à une planification automatisée a éliminé les inefficacités, ce qui a permis aux administrateurs de se concentrer sur des priorités stratégiques plutôt que sur des tâches fastidieuses.
• Nouvelle culture de collaboration : La centralisation de la planification d’horaires a favorisé la communication et la coopération entre les départements et a permis d’harmoniser leurs efforts avec les objectifs communs.
• Confiance accrue : Le personnel enseignant et administratif a commencé à voir la planification d’horaires non pas comme une contrainte, mais comme un processus optimisé qui leur permet de prendre de meilleures décisions.

À mesure que la mise en œuvre progressait, la résistance s’est estompée, remplacée par l’enthousiasme et les possibilités. « Les gens ont commencé à voir les avantages », a déclaré M. Pisio. « Les gains de temps à eux seuls étaient une véritable révolution. »

Le cœur de la transformation

Ce qui a distingué Infosilem ce n’est pas seulement sa technologie, mais son approche. Saskatchewan Polytechnic a expérimenté de première main l’engagement indéfectible de l’entreprise envers la réussite de ses clients.

« Le service client a été exemplaire », a partagé Pisio. « Si nous avions une question, l’équipe avait soit la réponse, soit la trouvait rapidement. Vous ne vous sentez pas comme un simple client – vous vous sentez comme un partenaire. »

Ce sens du partenariat s’est étendu au-delà de la mise en œuvre, l’équipe de soutien Infosilem continuant de fournir des conseils alors que Saskatchewan Polytechnic affinait ses processus et repoussait les limites de ce que la planification d’horaires pouvait accomplir.

Un avenir réimaginé

Le parcours de Saskatchewan Polytechnic avec Infosilem est un témoignage de la puissance de l’acceptation du changement. En abandonnant des méthodes dépassées et en investissant dans l’innovation, ils ont redéfini ce qui est possible en matière de planification d’horaires de cours.

L’établissement est désormais un modèle pour d’autres, prouvant qu’avec les bons outils et le bon état d’esprit, même les processus les plus enracinés peuvent évoluer.

Pour Saskatchewan Polytechnic, Infosilem n’a pas été qu’une solution de planification d’horaires – c’était un catalyseur de transformation, de collaboration et de croissance. Et pour tout établissement prêt à franchir le pas, c’est un rappel que le changement, bien que difficile, en vaut toujours la peine.