Combler les écarts: Améliorer la collaboration entre les parties prenantes de la planification

Combler les écarts : renforcer la collaboration entre les parties prenantes de la planification d’horaires

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi la planification d’horaires ressemble parfois à un jeu de Tetris ? C’est parce qu’elle implique de nombreux acteurs — enseignants, registraires, équipes informatiques et gestionnaires des installations — qui tentent tous d’assembler leurs pièces. Mais souvent, ces groupes travaillent en vase clos, ce qui entraîne des inefficacités et des occasions manquées de créer les meilleurs horaires pour toutes les parties concernées.

C’est là qu’intervient Infosilem Academic. Cette plateforme a pour objectif de rassembler tout le monde autour d’une même table, d’harmoniser les priorités et de promouvoir la transparence.

La complexité de la planification d’horaires

Les établissements modernes sont comme des écosystèmes complexes, avec des parties prenantes diverses, chacune ayant ses propres objectifs :

• Les enseignants souhaitent des horaires adaptés à leurs préférences et disponibilités.
• Les registraires se concentrent sur l’accès des étudiants aux cours nécessaires pour progresser dans leur parcours.
• Les équipes de gestion des installations visent à optimiser l’utilisation des espaces du campus tout en tenant compte des besoins d’entretien.
• Les départements informatiques ont besoin de systèmes sécurisés, évolutifs et intégrés de manière fluide aux technologies existantes.

Lorsque ces groupes ne communiquent pas efficacement, cela entraîne des réservations doubles, des salles vides et des étudiants frustrés.

Histoires de succès : la collaboration en action

Prenons l’exemple de l’University of Toronto. Infosilem a aidé à unifier les processus de planification sur ses trois campus, chacun ayant ses propres politiques et calendriers. Cela a non seulement simplifié la planification d’horaires, mais aussi favorisé une culture de collaboration, mettant en priorité l’accès des étudiants et l’efficacité organisationnelle.

À Saskatchewan Polytechnic, Infosilem Academic a permis de briser la structure cloisonnée lors de la phase de mise en œuvre. En abandonnant les feuilles Excel et les processus manuels, les parties prenantes ont pu facilement communiquer, identifier les problèmes et résoudre le congestionnement relié à la planification d’horaires, ce qui a permis d’adopter une approche plus cohérente.

Pourquoi la collaboration est essentielle

La planification d’horaires ne se limite pas à la logistique ; elle consiste à créer un environnement où les étudiants peuvent s’épanouir, où les enseignants se sentent soutenus et où les ressources sont optimisées. Une collaboration efficace garantit :

• Que les étudiants puissent accéder aux cours requis sans retard.
• Que les enseignants participent au processus et que leurs besoins soient respectés.
• Que les équipes des installations et de l’informatique puissent anticiper les conflits potentiels et ainsi réduire les perturbations.

En alignant ces priorités, les établissements peuvent atteindre une efficacité opérationnelle et améliorer les résultats pédagogiques.

L’avantage Infosilem : un cadre collaboratif

Infosilem Academic comble ces écarts en offrant une plateforme unifiée où tout le monde peut partager des données, harmoniser les priorités et résoudre les conflits avant qu’ils n’aient un impact sur les étudiants. Voici comment :

• Environnement partagé de planification d’horaires : Tout le monde a accès aux mêmes données en temps réel, ce qui facilite la prise de décision. Les enseignants peuvent examiner les horaires proposés à l’avance, réduisant les changements de dernière minute.
• Permissions basées sur les rôles : Les parties prenantes disposent d’outils adaptés à leurs responsabilités, ce qui garantit des contributions efficaces tout en sécurisant les données.
• Rapports et analyses améliorés : Des outils de rapports robustes qui offrent une visibilité sur des indicateurs clés comme l’utilisation des espaces et la demande en cours, favorisant la responsabilisation.
• Intégration avec les systèmes existants : En s’intégrant aux systèmes pédagogiques (SIS), aux catalogues de cours et aux systèmes de gestion des programmes, Infosilem élimine les données cloisonnées.

Conclusion

Infosilem Academic permet aux établissements d’aller au-delà des opérations en vase clos et d’adopter une approche collaborative de la planification d’horaires. Avec des outils favorisant la communication transparente et la prise de décision partagée, Infosilem garantit que toutes les parties prenantes travaillent ensemble pour atteindre des objectifs communs.