Étude de cas : L’University of Doha for Science and Technology transforme la planification d’horaires et la gestion des salles avec Infosilem

Profil du client

Établissement : Université

Département : Planification des horaires de cours
Rôle : Doaa Mohamed, Responsable de la planification des horaires

L’University of Doha for Science and Technology est l’un des principaux établissements d’enseignement appliqué du Qatar, offrant des programmes dans plusieurs facultés ayant des besoins d’horaire complexes. Depuis 2011, Doaa Mohamed joue un rôle essentiel dans le bon déroulement des activités pédagogiques et occupe le poste de responsable de la planification des horaires depuis 2019.

Lorsque l’équipe de Doaa a commencé à explorer des façons d’améliorer la planification des horaires, elle cherchait une solution capable d’unifier ses processus manuels, de réduire la charge administrative et de répondre aux exigences pédagogiques propres à chaque faculté.

Le défi

Avant Infosilem, le processus de planification des horaires à UDST était entièrement manuel. Chaque collège gérait ses propres feuilles Excel contenant l’information sur les cours, les blocs pédagogiques et les horaires des enseignants. Ces fichiers étaient ensuite compilés et saisis manuellement dans une base de données commune — une tâche exigeante qui laissait place à des retards et à des incohérences.

« Chaque collège avait ses propres exigences et besoins », explique Doaa. « Nous faisions tout manuellement, sauf la saisie des exigences. Donc, tous les processus étaient faits manuellement. C’était notre plus grand défi — planifier l’ensemble des horaires. »

Gérer l’offre de cours grandissante de l’université dans ces conditions devenait de plus en plus difficile. Avec plusieurs collèges qui soumettent leurs données dans différents formats, assurer la cohérence et éviter les conflits d’horaire nécessitait d’innombrables heures de coordination.

Il était clair qu’UDST avait besoin d’une plateforme unique et fiable capable de regrouper toutes les activités de planification des horaires et de soutenir la croissance continue de l’établissement.

La solution

Infosilem a été présentée à l’University of Doha for Science and Technology grâce à ses liens avec le College of the North Atlantic, un établissement canadien qui utilisait déjà les solutions Infosilem avec succès. Inspirée par ces résultats, UDST a adopté Infosilem afin d’automatiser et de centraliser son processus de planification des horaires.

« Quand Infosilem est arrivée, nous avons simplifié le processus », explique Doaa. « Ça a réduit les défis auxquels nous faisions face avec le travail manuel. »

L’université a d’abord déployé Infosilem Timetabler, le prédécesseur d’Infosilem Academic, ce qui a rapidement éliminé plusieurs goulots d’étranglement dans la planification des horaires. Plus récemment, l’équipe de Doaa a élargi l’utilisation du système et mis en place de nouveaux flux de travail qui continuent d’apporter des améliorations majeures.

« Nous utilisons activement Timetabler et l’une des principales améliorations que nous avons apportées concerne la façon dont nous recevons et gérons les blocs pédagogiques », explique Doaa. « Auparavant, les collèges fournissaient les blocs pédagogiques sous forme de feuilles Excel, que nous devions saisir manuellement dans la base de données. Nous avons maintenant opté pour l’utilisation de combinaisons de cours, ce qui facilite et accélère grandement la création des blocs pédagogiques. »

Grâce à l’expertise en planification des horaires de l’équipe des services professionnels d’Infosilem, les modèles d’horaires ont été adaptés à la structure des programmes propre à chaque collège. « L’horaire tient maintenant compte des modèles que nous avons définis en fonction des besoins spécifiques de chaque collège », ajoute-t-elle.

De plus, UDST a pleinement mis en œuvre Infosilem Campus, permettant la réservation centralisée des salles et une visibilité à l’échelle du campus sur l’utilisation des espaces.

« Par le passé, nous gérions les réservations de salles manuellement, ce qui causait souvent des conflits d’horaire », souligne Doaa. « Avec Infosilem Campus, toutes les réservations sont désormais centralisées et le portail utilisateur est extrêmement convivial et efficace, ce qui rend le processus beaucoup plus fluide pour tout le monde. »

Les résultats

Grâce à Infosilem Timetabler et Campus, l’University of Doha for Science and Technology a transformé ses opérations de planification des horaires et de gestion des espaces. Les processus qui nécessitaient autrefois une coordination manuelle sont désormais automatisés, intégrés et uniformes dans tous les collèges.

Les résultats clés incluent :

• Création simplifiée des blocs pédagogiques grâce à des flux de travail automatisés basés sur les combinaisons de cours
• Gestion centralisée des réservations de salles dans tous les collèges
• Réduction des conflits d’horaires et création plus rapide des horaires
• Efficacité accrue et satisfaction des utilisateurs grâce à un portail moderne et intuitif

« Infosilem a réduit les défis auxquels nous faisions face avec le travail manuel », explique Doaa. « Cela nous permet de nous concentrer sur la précision et la qualité de nos horaires plutôt que sur la saisie de données et la coordination. »

 

La recommandation

Lorsqu’on lui a demandé si elle recommanderait Infosilem à d’autres établissements, Doaa n’a pas hésité.

« Bien sûr, je recommanderais Infosilem à tous les établissements », a-t-elle affirmé. « Leurs solutions répondent aux besoins spécifiques de chaque collège et réduisent les défis auxquels nous étions confrontés. Elles rendent la planification des horaires beaucoup plus efficace et nous assurent que tout est exact et bien coordonné. »

Conclusion

En mettant en œuvre les solutions de planification des horaires et de gestion du campus d’Infosilem, l’University of Doha for Science and Technology a réussi à moderniser l’une de ses activités liées à l’enseignement les plus critiques.

Ce qui était au départ un long processus manuel, dépendant de feuilles Excel et de courriels, est désormais un système centralisé et simplifié qui facilite le travail du personnel et améliore l’expérience pédagogique globale.

Comme le résume Doaa : « Infosilem n’a pas seulement simplifié notre travail — elle a transformé notre façon de planifier les horaires et de coordonner au sein de l’université. Elle a apporté cohérence, clarté et efficacité à un domaine qui nous prenait autrefois énormément de temps. »