Étude de cas : Comment Binghamton University a optimisé la planification des examens finaux grâce à Infosilem

Présentation du client
Établissement : Binghamton University
Service : Bureau de la planification des cours
Fonction : Gina McMahon, directrice adjointe du bureau de la planification des cours et administratrice de campus

Binghamton University, un important établissement public de recherche, est reconnue pour la rigueur de ses programmes et l’importance de sa population étudiante. En coulisses, le bureau de la planification de cours est responsable de l’une des opérations logistiques les plus complexes du campus : la création et la gestion de l’horaire des examens finaux.

À titre de directrice adjointe du bureau de la planification de cours, Gina McMahon supervise ce processus et veille à ce que l’horaire des examens respecte les règlements du sénat universitaire, tout en tenant compte de milliers d’inscriptions étudiantes chaque trimestre.

Le défi

Avant l’implantation d’Infosilem, le processus de planification des horaires d’examens finaux à Binghamton University était largement manuel. L’équipe utilisait des formulaires papier et des feuilles de calcul Excel pour recueillir, valider et attribuer les renseignements relatifs aux examens.

« Nous saisissions manuellement toutes les données liées aux examens finaux, explique Gina. C’était un processus long qui retardait la publication de l’horaire des examens finaux. Nous travaillions constamment sous pression, ce qui nous laissait peu de marge pour nous consacrer aux autres responsabilités du service. »

Cette approche augmentait également le risque d’erreurs humaines. Chaque trimestre, le personnel devait vérifier les données ligne par ligne afin de s’assurer qu’aucun étudiant ne soit inscrit à des examens simultanés et que chaque demande du corps professoral respecte les règlements du Sénat universitaire. Malgré toute leur rigueur, des incohérences pouvaient subsister. Le système n’était tout simplement pas évolutif à la hauteur de la taille et de la complexité de l’établissement.

L’équipe du Bureau de la planification des cours a donc entrepris la recherche d’une solution moderne permettant d’optimiser la planification, d’assurer l’exactitude des données et de s’intégrer aux systèmes d’information pédagogique existants. Elle avait besoin d’un outil capable de gérer efficacement à la fois les exigences de gouvernance professorale et les réalités liées aux inscriptions étudiantes.

La solution

Une recherche sur le Web a mené Gina et ses collègues vers Infosilem. « Nous cherchions un système qui nous permettrait aussi de tenir compte des inscriptions étudiantes, se souvient-elle. Une recherche en ligne nous a menés à Infosilem, et la solution répondait à tous nos besoins. »

Dès sa mise en œuvre, Infosilem a permis de résoudre les enjeux les plus pressants de Binghamton University. La plateforme a automatisé une grande partie de la saisie manuelle des données, réduisant ainsi la dépendance aux feuilles de calcul. Elle a également introduit des mécanismes de validation intégrés permettant de détecter rapidement les conflits et les incohérences dans le processus.

Pour la première fois, l’équipe responsable de la planification des horaires pouvait visualiser en temps réel l’incidence des modifications apportées aux examens d’un département sur ceux des autres. Cela a favorisé une meilleure collaboration à l’échelle du campus et une prise de décision plus rapide.

« L’utilisation Infosilem nous a permis de récupérer un temps précieux, affirme Gina. Le système repérait des incohérences ou des erreurs que nous n’aurions peut-être pas remarquées auparavant. Cela a fait une énorme différence sur le plan de la qualité et de la rapidité de notre travail. »

Les résultats

Grâce à Infosilem, Binghamton University a complètement transformé son approche de la planification des horaires d’examens finaux.

Le temps auparavant consacré à des tâches manuelles répétitives a été réorienté vers des priorités plus stratégiques au sein du service. Le processus de planification d’horaires est devenu plus rapide, plus précis et beaucoup moins stressant pour le personnel impliqué.

« Cela nous a permis de récupérer du temps, » a souligné Gina. « Cela signifiait que nous avions besoin d’un délai plus court pour publier l’horaire des examens finaux, et que nous pouvions nous concentrer sur d’autres aspects du service. »

L’équipe a également constaté des améliorations dans la communication entre les départements. Grâce à Infosilem, qui offre une visibilité claire sur les données de planification d’horaires, les conflits potentiels pouvaient être identifiés et résolus plus tôt. Les enseignants et les étudiants ont ainsi bénéficié, chaque trimestre, d’un horaire d’examens mieux organisé, plus fiable et plus ponctuel.

La recommandation

Lorsqu’on lui a demandé si elle recommanderait Infosilem à d’autres établissements, Gina a répondu d’emblée.

« Absolument, sans aucune hésitation, » a-t-elle répondu. « Infosilem a complètement transformé notre approche de la planification des horaires d’examens finaux. Le processus est devenu plus rapide, plus précis et beaucoup plus facile à gérer. Tout dans ce système a été bénéfique pour notre équipe et pour l’université dans son ensemble. »

Conclusion

Pour Binghamton University, Infosilem est devenu un outil essentiel pour assurer le bon déroulement de l’un des processus pédagogiques les plus complexes du campus. Ce qui était autrefois une tâche laborieuse et stressante est désormais un système efficace, précis et transparent.

En automatisant la planification d’horaires, en intégrant les données provenant de l’ensemble du campus et en respectant les règles de l’université, Infosilem a permis à Binghamton de récupérer un temps précieux et d’améliorer l’expérience globale du personnel et des étudiants.

Comme le souligne Gina : « Ce n’est pas seulement une question de gain de temps — c’est aussi la confiance que nous avons dans notre horaire. Nous savons qu’il est exact et que nous pouvons le publier à temps. Cela a fait toute la différence. »